دستور العمل مکالمه تلفنی کارمندان

[مهندس موسوی]

با سلام
به اطلاع می‌رساند به منظور یک‌سان سازی و ساماندهی نحوه مکالمه تلفنی لازم است کارمندان به موارد اشاره شده در ذیل توجه نموده و نسبت به آموزش موارد فوق به پرسنل و زیر مجموعه‌های خود(ریسلر) اهتمام ورزند. لازم به ذکر است موارد فوق جزء الزامات بوده و عدم رعایت این موارد به منزله عدم ایفای تعهدات می‌باشد.

دستور العمل مکالمه تلفنی:

1- تلفن را فوراً پاسخ دهید.(حداکثر پس از سه زنگ)

2- مکالمه را با جمله‌های پر انرژی و متفاوت شروع نمایید. (مثال: سلام روز بخیر....)

3- در ابتدای صحبت و پس از شروع مکالمه (سلام روز بخیر) لازم است نام خانوادگی و پست سازمانی خود را اعلام نمایید. (بطور مثال: سلام روز بخیر موسوی هستم کارشناس فروش بفرمایید)

4- نام تماس گیرنده را بدانید و از آن در مدت مکالمه استفاده نمایید.

5- به صحبت‌ها بطور کامل گوش فرا دهید و سعی کنید حرف مشترک را قطع نکنید.

6- حواس خود را به مکالمه تلفنی با مشترک جمع کرده و سعی کنید دو کار را با هم انجام ندهید.

7- پس از یادداشت نمودن درخواست مشترک آن را مجدداً بازخوانی نموده تا مطمئن شود درخواست وی را درست ثبت نموده‌اید.

8- در صورتی که قادر به پاسخ‌گویی مشترک در آن لحظه نمی‌باشید، لازم است شماره تماس وی را یادداشت و اعلام نمایید که مجدداً با ایشان تماس گرفته می‌شود. (سعی کنید در کوتاه‌ترین زمان ممکن با مشترک تماس برقرار نمایید).

9- در مدت مکالمه لبخند بزنید تا این حالت در صدایتان به خوبی منعکس شود.

10- هنگام صحبت با مشترک از خوردن و آشامیدن اجتناب نمایید.

11- با صبر، حوصله و احترام به حرف‌های مشترک گوش فرا دهید و بطور مؤدبانه پاسخ‌گوی سؤالات وی باشید.

12- در طول زمان مکالمه تلفنی با مشترک، به صندلی تکیه داده و حالت ایستاده خود را حفظ و از حالت خمودگی در پشت میز اجتناب نمایید تا آمادگی بیشتری برای ادامه مکالمه داشته باشید.

13- از انجام مکالمه‌های غیر رسمی و خارج از کار با مشترک جداً خوداری فرمایید.

14- هرگز به مشترک نگویید (حدس می‌زنم، احتمالاً، فکر می‌کنم) همیشه مطمئن صحبت کنید.

15- هرگز بدون هماهنگی با مسئول مربوطه خود، به مشترک وعده ندهید.

16- مکالمات را با نتیجه‌گیری کامل خاتمه دهید.

با سپاس

​